Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej

RODO w archiwach w praktyce administracji publicznej

Program

I. ARCHIWA A RODO, CZYLI PODSTAWA PRAWNA:
1. Ochrona danych osobowych w archiwum – podstawa prawna obowiązująca od 25 maja 2018.
2. Współpraca Administratora Danych Osobowych (ADO)\Inspektora Ochrony Danych (IOD) z Archiwistą zakładowym\osobą zajmującą się archiwum \składnicą: nowe obowiązki i zadania archiwisty.
3. Zasady przetwarzania danych osobowych w archiwach\składnicach akt:
- Zasada legalności.
- Zasada adekwatności.
- Zasada celowości.
- Zasada ograniczenia czasowego.
II. ARCHIWUM ZGODNE Z RODO W 9 KROKACH:
1. Jakie wymogi formalne trzeba spełnić oraz jakie środki wdrożyć?
- Ustalenie co jest zbiorami danych w Archiwum (Poprzez współpracę z IOD) ponieważ archiwum to obszar przetwarzania danych (sprawdzenie w archiwum robi IODa).
- Aktualizacja Instrukcji Kancelaryjnej, Archiwalnej oraz JRWA pod względem aktualności okresów przechowywania.
- Zabezpieczenie archiwum zgodnie z wymogami instrukcji archiwalnej i AP (można to ująć na przygotowanym przez IOD sprawozdaniu przedstawianym dyrektorowi).
- Wprowadzenie zarządzenia dot. Powołania Koordynatora Czynności Kancelaryjnych.
- Przeprowadzenie szkoleń przez IOD-ę lub Koordynatora Czynności Kancelaryjnych z zakresu przekazywania akt do archiwum i obiegu dokumentacji.
- Zawarcie umów powierzenia danych w sytuacji outsourcingu archiwum oraz przekazywania akt firmie niszczącej dokumentację.
- Informowanie IOD-y o zamiarze wypożyczenia dokumentacji na zewnątrz przez np. Urząd.
- Zakupienie niszczarek zgodnych z normą DIN 66399.
- Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania w Archiwum (Inspektor Ochrony Danych, ew. Archiwista jeśli posiada odpowiednią wiedzę).
III. ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE:
1. W jakich sytuacjach można przetwarzać dane osobowe bez uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych?
2. Kwestia udostępniania dokumentacji – dane osobowe zwykłe a wrażliwe.
3. Karta udostępnienia, karta wypożyczenia.
4. Incydenty przetwarzania danych osobowych w archiwach, zgłaszanie i podejmowanie czynności przez archiwistę.
5. Dokumentacja osób nieżyjących.
6. Akta osobowe.
7. Dokumentacja medyczna.
8. Kwerendy, zaświadczenia wydawane z zasobu archiwum zakładowego. Zmiany w zaświadczeniach.

rozwiń pełny program

Cel i korzyści z udziału:

Zdobycie umiejętności przeciwdziałania naruszeniom przepisów ustawy o ochronie danych osobowych przez poznanie nowej podstawy prawnej oraz środków technicznych, które zapewnią bezpieczeństwo prowadzonej przez archiwistów dokumentacji pracowników oraz dokumentacji archiwum.
Dodatkowo uczestnicy zdobędą umiejętność prawidłowego archiwizowania dokumentacji pod względem najnowszych wymagań archiwów.

Adresaci szkolenia:

Archiwiści zakładowi, pracownicy składnic akt oraz wszyscy pracownicy zajmujący się archiwizacją w firmach i urzędach.

Informacje o wykładowcy

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć (2860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2533 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 zajęć dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych.

Kontakt z koordynatorem

Renata Bąk

koordynator ds. szkoleń
tel. 32 206 80 39 wew. 24
renata.bak@okst.pl

Katarzyna Nowak

koordynator działu sprzedaży
tel. 32 206 98 43 wew. 28
katarzyna.nowak@okst.pl

Najbliższe szkolenia

Kalendarz szkoleń

Styczeń 2019
PnWtŚrCzPtSbNd
31 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3
zobacz wszystkie szkolenia

Opinie klientów

"Szkolenie dotyczyło planowania, organizacji oraz prowadzenia procesu konsultacji społecznych z mieskzańcami miasta [...]. Szkolenie zostało ocenione przez jego uczestników bardzo dobrze, spełniając w najwyższym stopniu ich oczekiwania i założone cele szkoleniowe. [...]. Realizacja zlecenia i wzajemna współpraca przebiegała prawidłowo. Usługa została wykonana z najwyższą starnanością, terminowo zgodnie z oczekiwaniami Zleceniodawcy i ustalonymi celami."

Urząd Miasta Poznań

Patryk Pawełczak - Zastępca Dyrektora Gabinetu Prezydenta
„Polecam i proszę o kolejne szkolenie z tym wykładowcą !”
 

Uczestnik szkolenia Naliczanie wynagrodzenia pracowniczego w samorządzie - 13 kwietnia 2017 r.

"Szkolenie (...) najlepsze, na jakim dotychczas u Was byłem."

Uczestnik szkolenia trening odporności psychicznej dla pracowników administracji publicznej

5 kwietnia 2017
Szkolenie "Zasady dofinansowania kosztów kształcenia pracowników młodocianych - pomoc de minimis" z Panią Iwoną Latowską z dnia 25 października 2017 r. było dobre. Pani prowadząca wykazała się dużym doświadczeniem i wiedzą. Materiały szkoleniowe były dobrze przygotowane. Pozdrawiam i dziękuję.
 

Dyrektor Gminnego Zespołu Usług Wspólnych w Suszcu - 25 października 2017

Zbigniew Łoza
Szkolenie "Zasady dofinansowania kosztów kształcenia pracowników młodocianych -pomoc de minimis" było profesjonalnie przeprowadzone. Polecam. Mocną stroną był merytorycznie przedstawiony zakres tematyczny.

Gmina Siewierz - 25 października 2017

Katarzyna Węcel-Ptaś
Ten kurs jest obowiązkowy dla wszystkich, którzy zaczynają swoją pracę w zamówieniach publicznych. Znacznie ułatwił wykonywanie moich zawodowych obowiązków. Wykładowca popisał się dużą wiedzą i doświadczeniem praktycznym. Na pewno skorzystam jeszcze ze szkoleń organizowanych w Ośrodku.

Miejska Biblioteka Publiczna im. Hugona Kołłątaja w Dąbrowie Górniczej - 19.09-31.10.2017

Uczestnik Kursu: Specjalista ds. zamówień publicznych